En créant les services d'archives, la Révolution instituait le droit d'accès des archives pour tous les citoyens. Toutefois, l'état physique des documents mais aussi le contenu de certains d'entre eux peuvent empêcher une communication immédiate :
- les documents trop fragiles, trop abîmés, ne sont plus communiqués afin de ne pas accélérer leur dégradation ;
- il existe des délais légaux de communicabilité, définis par les articles L 231-1 et suivants du Code du patrimoine. Le but est de protéger un certain nombre d'intérêt (sûreté de l'Etat, vie privée, etc.)